Polisi Amgylchiadau Esgusodol

Diweddarwyd ddiwethaf: 28 Mehefin 2024

1

Cyflwyniad

1.1

Cwmpas a diben

Penodwyd Kaplan SQE Limited (Kaplan SQE) gan Solicitors Regulation Authority Limited (“SRA”) fel unig ddarparwr yr Arholiad Cymhwyso Cyfreithwyr (“SQE”) a’r Sefydliad Asesu Pwynt Terfyn (“EPAO”) ar gyfer Prentisiaid Cyfreithwyr. Mae Kaplan SQE yn delio â chwynion yn unol â’r Polisi hwn fel sy’n ofynnol gan SRA.

Fel y darperir gan reoliadau 8.4 a 12 o Reoliadau Asesu SQE, Bwrdd Asesu SQE sy’n gwneud penderfyniadau ynghylch amgylchiadau esgusodol. Mae’r Polisi hwn yn nodi’r gweithdrefnau i’w dilyn mewn achosion lle mae ymgeisydd am wneud hawliad amgylchiadau esgusodol ynghylch SQE1 a/neu SQE2 neu lle mae methiant wrth gynnal asesiad (gweler paragraff 6 o’r polisi hwn) wedi cael effaith arno.

Mae SQE1 wedi’i ffurfio o ddau asesiad i brofi gwybodaeth gyfreithiol weithredol: FLK1 ac FLK2. Rhaid sefyll FLK1 a FLK2 o fewn un ffenestr asesu, ac eithrio fel yr amlinellir yn rheoliad 4.3 o Reoliadau Asesu SQE. Rhaid pasio'r ddau er mwyn llwyddo yn SQE1. Bydd Bwrdd Asesu SQE yn ystyried hawliad amgylchiadau esgusodol gan ymgeiswyr sydd wedi rhoi cynnig ar naill ai FLK1 neu FLK2, neu'r ddau. Nid yw’r polisi hwn yn rhoi sylw i ymgeiswyr sy'n methu â mynd bob asesiad SQE1 y maent wedi'u trefnu, a dylent gyfeirio yn hytrach ar Delerau ac Amodau Asesiadau SQE (gweler 2.5 isod).

Asesiad unigol yw SQE2 sy'n cynnwys 16 safle asesu unigol, wedi’u dosbarthu dros ddwy ran - SQE2 llafar ac SQE2 ysgrifenedig - o fewn ffenestr asesu. Bydd Bwrdd Asesu SQE yn ystyried hawliad amgylchiadau esgusodol sy'n effeithio ar un neu fwy o'r safleoedd asesu sy'n rhan o SQE2. Nid yw’r polisi hwn yn rhoi sylw i ymgeiswyr sy'n methu â mynd i asesiad cyfan SQE2, a dylent gyfeirio yn hytrach ar Delerau ac Amodau Asesiadau SQE.

1.2

Tegwch

Rydym wedi ymrwymo i sicrhau bod y Polisi hwn yn deg ac yn dryloyw ac yn cael ei weithredu mewn ffordd sy’n:

• trin pob ymgeisydd yn gyfartal ac yn deg wrth ystyried eu hawliadau
• rhoi rhesymau dros y camau rydym yn eu cymryd a’r penderfyniadau rydym yn eu gwneud
• rhydd rhag rhagfarn
• cynnwys terfynau amser rhesymol ar gyfer cyflwyniadau a’n hymateb iddynt.

1.3

Cyfrinachedd

Bydd gwybodaeth a ddarperir gan ymgeiswyr dan y gweithdrefnau hyn yn cael ei thrin yn gyfrinachol ac ni fydd yn cael ei rhannu heblaw â’r bobl hynny sy’n angenrheidiol er mwyn ystyried eu hapeliadau.

1.4

Terfynau amser

Ac eithrio ymgeiswyr sydd â hawliad amgylchiadau esgusodol yn dilyn methiant wrth gynnal asesiad, fel yr amlinellir ym mharagraff 6, rhaid i ymgeiswyr gyflwyno hawliad amgylchiadau esgusodol erbyn y terfynau amser ym mharagraff 4.2 a 4.3 o'r polisi hwn. Disgwyliwn y bydd ymgeiswyr yn bodloni'r terfynau amser a amlinellir yn y polisi hwn. Lle bo amgylchiadau eithriadol sy'n golygu na all ymgeisydd fodloni'r terfynau amser hynny yn rhesymol, rhaid iddynt gyfleu hyn i ni cyn gynted â phosibl a chyflwyno tystiolaeth i gyfiawnhau'r oedi. Lle’r cytunir, a lle bo'n bosibl, gellid cytuno ar derfynau amser newydd (gweler adran 4.6).

1.5

Ymgeiswyr sydd ag anabledd

Pan fydd ymgeisydd yn nodi bod ganddo anabledd, trefnir bod gwybodaeth ar gael iddo mewn fformatau priodol a gwneir addasiadau rhesymol er mwyn diwallu ei anghenion.

1.6

Adolygu’r Polisi hwn

Bydd y Polisi hwn yn cael ei fonitro'n barhaus SQE a bydd unrhyw newidiadau angenrheidiol yn cael eu gwneud a’u rhoi ar waith cyn gynted ag y bo modd. Ar y lleiaf, bydd Kaplan SQE yn adolygu’r polisi hwn a’r holl bolisïau cysylltiedig yn flynyddol fel rhan o’i weithdrefnau sicrhau ansawdd.

2

Hawliadau amgylchiadau esgusodol

2.1

Diffiniad

At ddiben y Polisi hwn, mae i “Amgylchiadau Esgusodol” yr ystyr canlynol:

• Camgymeriad neu afreoleidd-dra wrth weinyddu neu gynnal yr asesiad; neu
• Dystiolaeth o ragfarn wrth gynnal yr asesiad; neu
• Yn amodol ar y Polisi Ffit i Sefyll a Rheoliadau Asesu SQE salwch ymgeisydd neu amgylchiadau personol eraill y tu hwnt i’w reolaeth resymo

sy’n effeithio, neu’n debygol o effeithio, yn sylweddol ac yn andwyol ar farciau neu berfformiad ymgeisydd yn yr asesiad.

2.2

At ddiben y Polisi hwn, ystyr "Methiant wrth gynnal asesiad" yw methiant i system, methiant technegol neu fethiant gweithredol arall, y mae Kaplan SQE yn datgan, ar ddiwrnod y methiant, ei fod wedi cael yr effaith o atal cynnal yr asesiad. Mae'r egwyddorion a'r broses wedi'u nodi ym mharagraff 6 o'r polisi hwn.

2.3

Gall ymgeiswyr wneud cais amgylchiadau esgusodol os maen nhw o’r farn bod eu marciau neu eu perfformiad mewn unrhyw elfen o asesiad SQE wedi bod, neu'n debygol o fod wedi cael eu heffeithio, yn sylweddol ac yn andwyol gan unrhyw un/rai o'r amgylchiadau a amlinellir yn 2.1, neu eu bod yn ystyried eu bod wedi methu â mynd i asesiad o ganlyniad i unrhyw un o'r amgylchiadau hynny.

2.4

Er mwyn osgoi amheuaeth, ni all ymgeiswyr wneud cais am amgylchiadau esgusodol os byddant yn:

• methu â mynd i FLK1 ac FLK2, wedi iddynt drefnu i roi cynnig ar ddau asesiad SQE1
• methu â mynd i naill ai FLK1 neu FLK2, wedi iddynt drefnu i roi cynnig ar un asesiad SQE1 yn unig
• methu â mynd i asesiad cyfan SQE2 (h.y. maent yn absennol o bob un o'r 16 safle asesu).

2.5

Os bydd ymgeisydd yn methu â mynd i bob asesiad a drefnwyd o fewn ffenestr asesu,fel y disgrifir yn 2.4, ni ystyrir ei fod wedi rhoi cynnig ar yr asesiad perthnasol. Os na fydd ymgeisydd yn bresennol am unrhyw reswm, bydd y taliadau canslo a bennir yn Nhelerau ac Amodau Asesiadau SQE yn berthnasol.

2.6

Dylai ymgeisydd sydd wedi archebu lle ar asesiadau FLK1 ac FLK2 yn SQE1 ond sy'n methu â mynd i un o'r asesiadau hyn, gyflwyno hawliad ar gyfer amgylchiadau esgusodol gan ddarparu tystiolaeth glir am ei ddiffyg presenoldeb. Lle gwrthodir hawliad, neu le na wneir hawliad, caiff ymgais ei gofrestru ar gyfer y ddau asesiad, gan gynnwys yr un na aethpwyd iddo.

2.7

Ni all anghytuno â barn academaidd yr aseswyr/marcwyr fod yn gyfystyr ag amgylchiadau esgusodol. Mae barn academaidd yn golygu'r wybodaeth a'r arbenigedd proffesiynol ac ysgolheigaidd y mae'r aseswyr wedi'u defnyddio i ddod i benderfyniad ynghylch perfformiad ymgeisydd mewn asesiad.

2.8

Fel arfer, disgwylir i ymgeisydd dynnu nôl o’r asesiad a'i sefyll yn ddiweddarach, os yw’n ystyried bod amgylchiadau esgusodol, fel y disgrifir yn 2.1(c), sy'n codi cyn llofnodi’r datganiad ‘ffit i sefyll’ yn debygol o effeithio ar ei berfformiad. Dylai ymgeiswyr yn y sefyllfa hon gyfeirio at Delerau ac Amodau Asesiadau SQE. Ni fydd hawliad amgylchiadau esgusodol a wneir mewn perthynas ag amgylchiadau sy'n bodoli cyn i’r ymgeisydd lofnodi’r datganiad ‘ffit i sefyll’ fel arfer yn cael ei dderbyn na'i ystyried, oni bai bod ymgeisydd yn gallu dangos tystiolaeth glir pam y rhoddodd gynnig ar yr asesiad a llofnodi'r datganiad 'ffit i sefyll'.

2.9

Mae'r canlynol yn enghreifftiau o'r amgylchiadau na fyddai'n cael eu derbyn lle mae ymgeisydd wedi llofnodi'r datganiad 'ffit i sefyll' ac wedi sefyll yr asesiad wedi hynny. Nid yw'r rhestr hon yn un gyflawn:

• yr angen i sefyll yr asesiad oherwydd dyddiadau contract cyflogaeth neu hyfforddiant.
• materion sy'n effeithio ar baratoi at asesiad / amser astudio.
• sefyll yr asesiad oherwydd cost ffioedd asesu neu ffioedd canslo asesiad.

2.10

Pan fydd amgylchiadau esgusodol yn codi yn ystod yr asesiad, rhaid i'r ymgeisydd roi gwybod am yr amgylchiadau esgusodol i oruchwyliwr cyn gynted â phosibl, a chyn gadael y ganolfan brofi ar yr hwyraf.

2.11

Fel arfer, ni chaniateir i ymgeiswyr sy'n adrodd am amgylchiadau esgusodol yn ystod asesiad gael amser ychwanegol i gwblhau asesiad oni bai bod Kaplan SQE wedi gwneud camgymeriad o ran y broses neu fod y ganolfan brofi wedi gwrthod caniatáu’r amser cyfan iddynt gwblhau'r asesiad, a’i fod yn ymarferol caniatáu amser ychwanegol.

2.12

Nid yw cyflyrau meddygol parhaus neu anableddau sy'n effeithio ar ymgeiswyr yn dod o dan amgylchiadau esgusodol fel y'u diffinnir gan y Polisi hwn. Ymdrinnir â threfniadau ar gyfer diwallu anghenion ymgeiswyr sydd â chyflyrau parhaus a/neu anabledd yn unol â Pholisi Addasiadau Rhesymol SQE. Fodd bynnag, rydym yn cydnabod y gallai fod amgylchiadau pan fydd ymgeisydd yn profi anawsterau penodol sy'n gysylltiedig â'i gyflwr yn ystod asesiad, y gallai fod angen eu hystyried o dan y Polisi hwn (pwl o salwch er enghraifft). Pan fydd hyn yn digwydd, dylai'r ymgeisydd gyflwyno hawliad Amgylchiadau Esgusodol. Wrth asesu'r hawliad hwnnw, bydd gan y Bwrdd Asesu hawl hefyd i ystyried yr addasiadau rhesymol a roddwyd ar waith yn ystod yr asesiad.

3

Amgylchiadau na fyddent fel arfer yn bodloni’r diffiniad o amgylchiadau esgusodol

Mae’r canlynol yn enghreifftiau o’r amgylchiadau na fyddent fel arfer yn bodloni’r diffiniad o amgylchiadau esgusodol. Nid yw’r rhestr hon yn un gyflawn.

• problemau trafnidiaeth
• gwyliau/digwyddiadau teuluol
• camddarllen yr amserlen asesu
• cyflogaeth
• amhariadau wrth baratoi ar gyfer yr arholiad / amser astudio

4

Gwneud hawliad

4.1

Nid yw paragraff 4 yn berthnasol i ymgeiswyr y cafodd methiant wrth gynnal asesiad effaith arnynt, fel y nodir ym mharagraff 6.

4.2

Os yw ymgeisydd yn dymuno bwrw ymlaen â hawliad am amgylchiadau esgusodol, rhaid iddo lenwi a chyflwyno cais gan ddefnyddio Ffurflen Amgylchiadau Esgusodol SE1 neu Ffurflen Amgylchiadau Esgusodol SQE2.

4.3

Ar gyfer SQE1, dylid gwneud pob hawliad erbyn 16:00 GMT ar y pumed diwrnod gwaith ar ôl y diwrnod asesu perthnasol a drefnwyd.

4.4

Ar gyfer SQE2, dylid gwneud pob hawliad erbyn 16:00 GMT ar y pumed diwrnod gwaith ar ôl asesu olaf yr ymgeisydd.

4.5

Ni dderbynnir hawliadau amgylchiadau esgusodol a gyflwynir ar ôl y terfynau amser ym mharagraffau 4.3 a 4.4. Gallai ymgeiswyr sy'n methu'r terfyn amser gyflwyno'r amgylchiadau esgusodol fel rhan o apêl cam cyntaf, yn unol â Pholisi Apeliadau SQE, ar ôl i ganlyniadau'r asesiad gael eu rhyddhau.

4.6

Rhaid cynnwys gyda’r Ffurflen Amgylchiadau Esgusodol dystiolaeth ysgrifenedig ategol annibynnol fel sy'n briodol ar gyfer yr amgylchiadau esgusodol a godwyd. Pan wneir hawliad ar sail salwch o dan 2.1(c), rhaid darparu tystysgrif feddygol fel tystiolaeth o salwch gan gynnwys y dyddiadau perthnasol a natur y cyflwr, pryd y cychwynnodd a’r hyd.

4.7

Fel y nodir yn 1.4, disgwylir i ymgeiswyr fodloni’r terfynau amser wrth gyfathrebu â ni. Lle na ellir darparu tystiolaeth ysgrifenedig o fewn y pum niwrnod gwaith, dylid cyflwyno'r Ffurflen Amgylchiadau Esgusodol o hyd erbyn y terfyn amser sef pum niwrnod gwaith. Rhaid i'r ymgeisydd gysylltu â'r Tîm Cydraddoldeb ac Ansawdd (equality.quality@sqe.sra.org.uk) i esbonio’r rheswm am yr oedi wrth gyflwyno tystiolaeth ysgrifenedig. Bydd y Tîm Cydraddoldeb ac Ansawdd yn cynghori'r ymgeisydd ynghylch terfyn amser amgen ar gyfer cyflwyno'r dystiolaeth ysgrifenedig sy'n weddill. Bydd y terfyn amser ar gyfer cyflwyno yn ystyriol o sicrhau bod y Panel Amgylchiadau Esgusodol (y Panel) yn gallu ystyried yr hawliad amgylchiadau esgusodol.

4.8

Lle na ellir darparu tystiolaeth ysgrifenedig annibynnol, bydd y Panel yn dod i benderfyniad ar yr hawliad yn seiliedig ar yr wybodaeth sydd ar gael a'r amgylchiadau yn yr hawliad.

4.9

Byddwn yn cadarnhau ein bod wedi derbyn y Ffurflen Amgylchiadau Esgusodol o fewn pum diwrnod gwaith inni ei derbyn.

4.10

Ceidw Kaplan SQE yr hawl i wirio dilysrwydd yr holl dystiolaeth a gyflwynir mewn perthynas â hawliadau amgylchiadau esgusodol.

5

Ystyried yr hawliad

5.1

Bydd y Panel yn ystyried hawliadau a fydd yn penderfynu (a) a yw’r hawliad yn gymwys fel amgylchiadau esgusodol; a (b) a yw’r dystiolaeth a gyflwynir yn profi ffeithiau’r hawliad. Lle bo angen, gall y Panel alw am ragor o dystiolaeth a/neu gynnal ymchwiliad. Mae safon y prawf mewn hawliad amgylchiad esgusodol yn ôl yr hyn sy’n debygol.

5.2

Rhaid i’r holl dystiolaeth a gyflwynir gael ei hysgrifennu yn Saesneg, neu yn Gymraeg yn ôl dewis yr ymgeisydd lle’r oedd yr ymgeisydd wedi sefyll yr asesiad yn Gymraeg. Os nad yw’r dystiolaeth wreiddiol wedi’i hysgrifennu yn Gymraeg neu yn Saesneg, rhaid i’r ymgeisydd gyflwyno cyfieithiad dilys ar draul yr ymgeisydd.

5.3

Bydd y Panel yn cynnwys o leiaf ddau gynrychiolydd o Kaplan SQE a chynrychiolydd o'r Awdurdod Rheoleiddio Cyfreithwyr. Bydd y Panel yn cynnull i adolygu hawliadau ymgeiswyr a bydd yn cofnodi yn ysgrifenedig ei argymhelliad i'r Bwrdd Asesu ynghylch pob hawliad.

5.4

Caiff argymhellion y Panel eu hadrodd i'r Bwrdd Asesu i'w cymeradwyo.

5.5

Pan fydd y Bwrdd Asesu yn derbyn hawliad Amgylchiadau Esgusodol, bydd y Bwrdd yn diystyru'r ymgais a oedd yn destun yr hawliad. Ni ellir newid y marc pasio na marc ymgeisydd. Dylai ymgeiswyr nodi, er bod SQE2 yn cynnwys 16 o safleoedd asesu unigol, un asesiad unigol o gymhwysedd yw SQE2. Pan dderbynnir amgylchiadau esgusodol ar gyfer un o'r safleoedd asesu sy'n rhan o SQE2, bydd gofyn i'r ymgeisydd ailsefyll pob un o'r safleoedd asesu sy'n llunio SQE2.

5.5.1

Ni ellir newid marc ymgeisydd yn SQE1.

5.5.2

Mae SQE2 yn asesiad unigol o gymhwysedd sy’n cynnwys 16 o safleoedd asesu unigol. Mewn amgylchiadau eithriadol, lle derbynnir amgylchiadau esgusodol ar gyfer safle asesu a bod dadansoddiad ystadegol pellach o berfformiad yr ymgeisydd ar draws pob safle asesu yn darparu tystiolaeth y byddai'r ymgeisydd wedi pasio pe na bai'r digwyddiad wedi digwydd, bydd yr un safle asesu a gafodd effaith uniongyrchol ar yr ymgeisydd yn cael ei ddileu, ac ailgyfrifir marc yr ymgeisydd yn seiliedig ar 15 safle asesu.

5.5.3

Pan fydd yr ymgais a oedd yn destun yr hawliad yn cael ei ddiystyru, bydd ad-daliad am y cyfan neu ran o ffi'r asesiad yn cael ei wneud yn unol â Thelerau ac Amodau Asesiadau SQE.

5.6

Mae darparu gwybodaeth ffug a/neu wneud hawliad Amgylchiadau Esgusodol twyllodrus yn gyfystyr â chamymarfer ac ymddygiad amhriodol, a chaiff hyn ei drin o dan reoliad 13 o Reoliadau Asesu SQE.

5.7

Os caiff yr ymgais a oedd yn destun yr hawliad ei ddiystyru, gellir trefnu ad-daliad am y cyfan neu ran o ffi'r asesiad, yn unol â Thelerau ac Amodau Asesiadau SQE.

6

Methiant wrth gynnal asesiad

6.1

Pan fydd y methiant wrth gynnal asesiad yn atal ymgeisydd rhag dechrau asesiad, bydd Kaplan SQE yn mynd ati i aildrefnu'r asesiad.

6.1.1

Gall yr ymgeisydd ddewis sefyll ar y dyddiad sy’n cael ei aildrefnu os yw'n teimlo ei fod yn gallu datgan ei fod yn ffit i wneud hynny yn unol â'r Polisi Ffit i Sefyll.

6.1.2

Os nad yw Kaplan SQE yn gallu aildrefnu'r asesiad yr effeithiwyd arno, neu os nad yw'r ymgeisydd yn gallu datgan ei fod yn ffit i sefyll yr asesiad sy’n cael ei aildrefnu neu os nad yw'r ymgeisydd ar gael i sefyll yr asesiad sy’n cael ei aildrefnu:

• Ystyrir yn awtomatig bod yr ymgeisydd wedi gwneud hawliad amgylchiadau esgusodol llwyddiannus yn unol â Rheoliad 12 (Amgylchiadau Esgusodol); a
• Bydd yr ymgais yn cael ei ddiystyru, a bydd yr ymgeisydd yn cael ad-daliad o’r ffioedd asesu yn unol â Thelerau ac Amodau SQE.

6.2

Pan fydd ymgeisydd wedi dechrau'r asesiad a bod methiant wrth gynnal asesiad yn atal ymgeisydd rhag cwblhau'r asesiad, bydd Kaplan SQE yn ceisio aildrefnu'r asesiad neu’r safle(oedd) asesu y mae'r methiant wrth gynnal yr asesiad(au) wedi cael effaith arno/arnynt.

6.2.1

Gall yr ymgeisydd ddewis sefyll ar y dyddiad sy’n cael ei aildrefnu os yw'n teimlo ei fod yn gallu datgan ei fod yn ffit i wneud hynny yn unol â'r Polisi Ffit i Sefyll.

6.2.2

Os nad yw Kaplan SQE yn gallu aildrefnu'r asesiad neu’r safle(oedd) asesu yr effeithir arno/arnynt, neu os nad yw'r ymgeisydd yn gallu datgan ei fod yn ffit i sefyll yr asesiad neu’r safle(oedd) asesu sy’n cael ei aildrefnu/eu haildrefnu neu os nad yw'r ymgeisydd ar gael i sefyll yr asesiad neu’r safle(oedd) asesu sy’n cael ei aildrefnu/eu haildrefnu, mae gan yr ymgeisydd yr opsiynau canlynol:

6.2.2.1

Bod yr asesiad yn cael ei farcio. Os bydd yr ymgeisydd wedi methu, ystyrir yn awtomatig fod yr ymgeisydd wedi gwneud hawliad amgylchiadau esgusodol llwyddiannus yn unol â Rheoliad 12. Pennir y canlyniad fel y nodir ym mharagraff 5.5; neu

6.2.2.2

Ystyrir yn awtomatig fod yr ymgeisydd wedi gwneud hawliad amgylchiadau esgusodol llwyddiannus yn unol â Rheoliad 12. Bydd yr ymgais i sefyll yr asesiad yn cael ei ddiystyru ar unwaith, a bydd yr ymgeisydd yn cael ad-daliad o’r ffioedd asesu yn unol â Thelerau ac Amodau SQE.