Polisi Amgylchiadau Lliniarol

Dyddiad Cyhoeddi: Ebrill 2021

1

Cyflwyniad

1.1

Cwmpas a diben

Penodwyd Kaplan SQE Limited (Kaplan SQE) gan yr Awdurdod Rheoleiddio Cyfreithwyr (“SRA”) fel unig ddarparwr yr Arholiad Cymhwyso Cyfreithwyr (“yr Asesiad”) a’r Sefydliad Asesu Pwynt Terfyn (“EPAO”) ar gyfer Prentisiaid Cyfreithwyr. Mae Kaplan SQE yn delio â chwynion yn unol â’r Polisi hwn fel sy’n ofynnol gan yr SRA.

Mae’r Polisi hwn yn nodi’r gweithdrefnau sydd i’w dilyn mewn achosion lle mae ymgeisydd yn dymuno cyflwyno hawliad am amgylchiadau lliniarol yn y naill ran neu’r llall o’r Arholiad Cymhwyso Cyfreithwyr (SQE): SQE1 neu SQE2.

1.2

Tegwch

Rydym wedi ymrwymo i sicrhau bod y Polisi hwn yn deg ac yn dryloyw ac yn cael ei weithredu mewn ffordd sydd:

• yn trin pob ymgeisydd yn gyfartal ac yn deg wrth ystyried eu hapeliadau
• yn rhoi rhesymau dros y camau rydym yn eu cymryd a’r penderfyniad rydym yn eu gwneud
• yn rhydd rhag rhagfarn
• yn cynnwys terfynau amser rhesymol ar gyfer cyflwyniadau a’n hymateb iddynt.

1.3

Cyfrinachedd

Bydd gwybodaeth a ddarperir gan ymgeiswyr dan y gweithdrefnau hyn yn cael ei thrin yn gyfrinachol ac ni fydd yn cael ei rhannu ond â’r bobl hynny sy’n angenrheidiol i ystyried yr apeliadau.

1.4

Terfynau amser

Rydym o’r farn y bydd ymgeiswyr fel arfer yn gallu cwrdd â’r terfynau amser wrth gyfathrebu â ni. Lle bo amgylchiadau sy’n golygu na all ymgeisydd gwrdd yn rhesymol â’r cyfryw derfynau amser, rhaid iddo gyfleu hyn i ni cyn gynted ag y bo modd.

1.5

Ymgeiswyr sydd ag anabledd

Pan fydd ymgeisydd yn nodi bod ganddo anabledd, bydd gwybodaeth ar gael iddo mewn fformatau priodol a gwneir addasiadau rhesymol i’r achos er mwyn diwallu ei anghenion.

1.6

Adolygu’r Polisi hwn

Bydd y Polisi hwn yn cael ei fonitro gan Kaplan SQE a bydd unrhyw newidiadau angenrheidiol yn cael eu gwneud a’u rhoi ar waith cyn gynted ag y bo modd. Fel isafswm, bydd Kaplan SQE yn adolygu’r polisi hwn a’r holl bolisïau cysylltiedig yn flynyddol fel rhan o’i weithdrefnau sicrhau ansawdd parhaus.

2

Hawliadau am amgylchiadau lliniarol

2.1

Diffiniad

At ddibenion y Polisi hwn, mae i “Amgylchiadau Lliniarol” yr ystyr canlynol:

• Camgymeriad neu afreoleidd-dra wrth weinyddu neu gynnal yr asesiad; neu
• Dystiolaeth o ragfarn wrth gynnal yr asesiad; neu
• Yn amodol ar y Polisi Ffit i Sefyll a Rheoliadau Asesu SQE a salwch ymgeisydd neu amgylchiadau personol eraill y tu hwnt i’w reolaeth resymol

sy’n effeithio’n sylweddol ac yn andwyol ar farciau neu berfformiad ymgeisydd yn yr asesiad.

2.2

Ni all anghytuno â dyfarniad academaidd yr aseswyr fod yn gyfystyr ag amgylchiadau lliniarol. Mae barn academaidd yn golygu’r wybodaeth broffesiynol ac ysgolheigaidd a’r arbenigedd y mae’r aseswyr wedi’u defnyddio i ddod i benderfyniad ynghylch perfformiad ymgeisydd mewn asesiad.

2.3

Disgwylir i ymgeisydd sy’n ystyried bod amgylchiadau lliniarol fel y’u disgrifir yn 2.1(c) sy’n codi cyn yr asesiad yn debygol o effeithio ar ei berfformiad dynnu’n ôl o’r asesiad a’i sefyll yn ddiweddarach. Fel arfer, ni fydd hawliad am amgylchiadau lliniarol a wneir mewn perthynas ag amgylchiadau sy’n bodoli cyn yr asesiad yn cael ei dderbyn na’i ystyried.

2.4

Pan fydd amgylchiadau lliniarol yn codi yn ystod asesiad, rhaid i’r ymgeisydd dan sylw roi gwybod i oruchwyliwr am yr amgylchiadau lliniarol cyn gynted â phosibl ac ar yr hwyraf cyn gadael y lleoliad.

2.5

Fel arfer, ni fydd ymgeiswyr sy’n rhoi gwybod am amgylchiadau lliniarol yn ystod asesiad yn cael unrhyw amser ychwanegol i gwblhau asesiad oni bai fod gwall yn y broses ar ran Kaplan SQE neu oni bai fod ganolfan brawf wedi gwrthod rhoi’r amser llawn iddynt gwblhau’r asesiadau a’i bod yn ymarferol caniatáu amser ychwanegol.

2.6

Pan fydd amgylchiadau lliniarol yn codi sy’n effeithio ar nifer fawr o ymgeiswyr mewn lleoliad, bydd Kaplan SQE yn darparu adroddiad ysgrifenedig i’r Bwrdd Asesu. Nid yw hyn yn atal ymgeiswyr rhag cyflwyno eu hawliadau eu hunain am amgylchiadau lliniarol mewn perthynas â’r digwyddiad.

2.7

Nid yw cyflyrau meddygol parhaus ac anableddau eraill sy’n effeithio ar ymgeiswyr yn dod o dan amgylchiadau lliniarol fel y’u diffinnir gan y Polisi hwn. Ymdrinnir â’r trefniadau ar gyfer diwallu anghenion ymgeiswyr sydd ag amodau parhaus a/neu anabledd yn unol â Pholisi Addasiadau Rhesymol yr SQE. Fodd bynnag, rydym yn cydnabod y gall fod amgylchiadau lle gallai ymgeisydd wynebu anawsterau penodol sy’n gysylltiedig â’i gyflwr yn ystod asesiad, y gallai fod angen eu hystyried o dan y Polisi hwn (pwl annisgwyl o salwch er enghraifft) Pan fydd hyn yn digwydd, bydd gan y Bwrdd Asesu hawl hefyd i ystyried yr addasiadau rhesymol a roddwyd ar waith yn ystod yr asesiad.

3

Amgylchiadau na fyddent fel arfer yn bodloni’r diffiniad o amgylchiadau lliniarol

Mae’r canlynol yn enghreifftiau o’r amgylchiadau na fyddent fel arfer yn bodloni’r diffiniad o amgylchiadau lliniarol. Dydy’r rhestr hon ddim yn gyflawn.

• materion trafnidiaeth
• gwyliau/digwyddiadau teuluol
• camddarllen yr amserlen asesu
• cyflogaeth

4

Gwneud hawliad

4.1

Os yw ymgeisydd yn dymuno bwrw ymlaen â hawliad am amgylchiadau lliniarol, rhaid iddo gyflwyno cais gan ddefnyddio’r Ffurflen Amgylchiadau Lliniarol.

4.2

Rhaid i’r holl hawliadau gael eu cyflwyno’n ysgrifenedig i dîm Kaplan SQE o fewn pum niwrnod gwaith i ddiwedd y ffenestr asesu dan sylw gan ddefnyddio’r Ffurflen Amgylchiadau Lliniarol (ychwanegu dolen) a dylid cyflwyno tystiolaeth ysgrifenedig ategol annibynnol lle bynnag y bo modd. Dylid darparu tystysgrif feddygol fel tystiolaeth o salwch gan gynnwys dyddiadau perthnasol a natur, dechrau a hyd y cyflwr. Lle na ellir darparu tystiolaeth o fewn y pum diwrnod gwaith, dylid cyflwyno’r Ffurflen Amgylchiadau Lliniarol o fewn y terfyn amser gyda thystiolaeth i ddilyn.

4.3

Byddwn yn cadarnhau ein bod wedi derbyn y Ffurflen Amgylchiadau Lliniarol o fewn pum diwrnod gwaith wedi inni ei derbyn.

4.4

Ceidw Kaplan SQE yr hawl i wirio dilysrwydd y dystiolaeth a gyflwynwyd.

5

Ystyried yr hawliad

5.1

Bydd hawliadau’n cael eu hystyried gan y Bwrdd Asesu a fydd yn penderfynu (a) a yw’r hawliad yn cyfateb i amgylchiadau lliniarol; a (b) a yw’r dystiolaeth a gyflwynir yn cadarnhau’r hawliad. Lle bo angen, gall y Bwrdd Asesu alw am ragor o dystiolaeth a/neu gynnal ymchwiliad. Rhaid i’r holl dystiolaeth a gyflwynir gael ei hysgrifennu yn Saesneg neu yn Gymraeg yn ôl dewis yr ymgeisydd lle’r oedd yr ymgeisydd wedi sefyll yr asesiad yn Gymraeg. Os nad yw’r dystiolaeth wreiddiol wedi’i hysgrifennu yn Gymraeg neu yn Saesneg, rhaid i’r ymgeisydd gyflwyno cyfieithiad dilys ar draul yr ymgeisydd.

5.2

Nid ystyrir bod y gwaith o farcio asesiadau wedi ei gwblhau nes bydd y Bwrdd Asesu wedi gorffen. Dylai ymgeiswyr sy’n gwneud hawliad am amgylchiadau lliniarol ar sail 2.1(c), sef salwch neu amgylchiadau personol eraill y tu hwnt i’w rheolaeth resymol, nodi, os bydd y Bwrdd Asesu’n derbyn yr hawliad, y bydd yr ymgais i asesu yn cael ei ddiystyru. Os nad yw’r Bwrdd Asesu’n derbyn yr hawliad, bydd y marcio’n cael ei gwblhau a bydd yr ymgais yn cyfrif.

5.3

Fel arfer, bydd ymgeiswyr y mae eu hawliadau am amgylchiadau lliniarol yn cael eu derbyn gan y Bwrdd Asesu yn cael cyfle i ailsefyll yr asesiad yr effeithiwyd arno gan yr amgylchiadau lliniarol, a bydd eu cais gwreiddiol yn cael ei ddiystyru a/neu’r cyfan neu ran o’u ffioedd am ailsefyll yn cael ei hepgor.

5.4

Caiff ymgeisydd sy’n anghytuno â phenderfyniad y Bwrdd Asesu apelio yn erbyn y penderfyniad ar yr amod ei fod yn gallu sefydlu sail ar gyfer yr apêl fel y nodir ym Mholisi Apeliadau’r SQE.