Polisi Gwrthdaro rhwng Buddiannau a Chyfrinachedd

Dyddiad Cyhoeddi: Chwefror 2021

1

Cyflwyniad

1.1

Penodwyd Kaplan SQE Limited (Kaplan SQE) gan yr Awdurdod Rheoleiddio Cyfreithwyr (“SRA”) fel unig ddarparwr yr Arholiad Cymhwyso Cyfreithwyr (“yr Asesiad”) a’r Sefydliad Asesu Pwynt Terfyn (“EPAO”) ar gyfer Prentisiaid Cyfreithwyr.

1.2

Mae’r polisi hwn yn nodi’r egwyddorion y byddwn ni, Kaplan SQE, yn glynu wrthynt, a’r camau y byddwn yn eu cymryd, i ganfod, rheoli a lliniaru unrhyw wrthdaro gwirioneddol, posibl neu ymddangosiadol rhwng buddiannau wrth ddatblygu, cyflwyno a marcio’r Asesiad.

1.3

Pwrpas y polisi hwn yw hyrwyddo’r broses o gydnabod gwrthdaro gwirioneddol, posibl neu ymddangosiadol rhwng buddiannau ac annog eu datgelu fel y gallwn gymryd camau priodol i ddiogelu cywirdeb a dilysrwydd yr Asesiad.

2

Cwmpas ac adolygu

2.1

Mae paragraffau 4 - 5 y polisi hwn yn berthnasol i Arholwyr, y diffiniad ohonynt yw “rhywun sy’n ysgrifennu, yn cynnal neu’n sgorio rhan neu’r cyfan o Asesiad neu sy’n ymwneud â safoni Asesiad neu’r weithdrefn pennu safonau”. Mae’n cynnwys pobl sy’n gweithio ar sail llawrydd a/neu fel ymgynghorwyr.

2.2

Mae paragraff 6 yn berthnasol i’r Kaplan SQE a chwmnïau ei grŵp ac i sefydliadau yr ydym wedi’u his-gontractio i helpu i gyflawni’r Asesiad.

2.3

Byddwn yn adolygu’r polisi hwn a’r gweithdrefnau cysylltiedig bob blwyddyn.

3

Diffiniad

3.1

Gwrthdaro rhwng buddiannau yw unrhyw sefyllfa lle mae gennym ni, neu unrhyw un o fewn cwmpas y polisi ym mharagraff 2 uchod, fuddiant, rhwymedigaeth neu deyrngarwch sy’n gwrthdaro â’i gilydd a allai, neu sy’n rhoi’r argraff y gallai, beryglu uniondeb y penderfyniadau a wneir a’r camau a gymerir.

3.2

Mae gwrthdaro rhwng buddiannau yng nghyd-destun y polisi hwn yn golygu unrhyw un o’r canlynol:

3.2.1

gwrthdaro gwirioneddol rhwng buddiannau (h.y. un sydd wedi codi)

3.2.2

gwrthdaro posibl rhwng buddiannau (h.y. un a allai godi)

3.2.3

gwrthdaro ymddangosiadol rhwng buddiannau (h.y. un sy’n arwain at ganfyddiad bod gwrthdaro rhwng buddiannau’n bodoli neu y gallai godi).

3.3

Ystyrir bod pob cyfeiriad yn y polisi hwn at wrthdaro rhwng buddiannau yn cynnwys unrhyw wrthdaro gwirioneddol, posibl neu ymddangosiadol rhwng buddiannau.

3.4

Gall gwrthdaro rhwng buddiannau godi mewn sawl ffordd. Mae’r canlynol yn enghreifftiau o sefyllfaoedd neu drefniadau lle gallai gwrthdaro rhwng buddiannau godi. Nid yw’n rhestr gyflawn:

3.4.1

perthynas bersonol â rhywun y mae’r penderfyniadau neu’r camau sydd i’w cymryd yn effeithio arnynt, neu gysylltiad â rhywun o’r fath (byddai hyn yn cynnwys aelodau o’r teulu, ffrindiau agos a chydweithwyr yn y gwaith)

3.4.2

buddiant ariannol, neu ddisgwyliad i gael buddiant ariannol yn y dyfodol, gan gynnwys y posibilrwydd o gyflogaeth neu ymgysylltu

3.4.3

derbyn rhoddion neu letygarwch

3.4.4

bod yn gysylltiedig â hyfforddi unrhyw unigolyn i baratoi ar gyfer yr Asesiad, gan gynnwys hyfforddi Prentis Cyfreithiwr

3.4.5

bod yn gysylltiedig â Phrentis Cyfreithiwr, neu fod yn gyflogedig yn yr un sefydliad â Phrentis Cyfreithiwr.

4

Datgelu a rheoli gwrthdaro rhwng buddiannau Arholwyr

4.1

Bydd pob Arholwr sy’n cael ei gyflogi gennym ni:

4.1.1

yn derbyn copi o’r polisi hwn ac unrhyw ddeunydd esboniadol

4.1.2

bydd dan dyletswydd drwy gontract i ddatgelu i ni unrhyw wrthdaro rhwng buddiannau pan y’u penodir ac o leiaf unwaith y flwyddyn wedyn drwy lenwi’r Ffurflen Datgan Gwrthdaro rhwng Buddiannau (dolen). Os nad oes gwrthdaro rhwng buddiannau, rhaid i’r Arholwr wneud datganiad i’r perwyl hwnnw

4.1.3

bydd yn rhwym o dan gontract i roi gwybod i ni am unrhyw wrthdaro rhwng buddiannau cyn gynted ag y daw’n ymwybodol ohono (yn ogystal â’r rhwymedigaeth i ddatgelu neu ddatgan wrth benodi ac yn flynyddol o dan 4.1.2).

4.2

Yn ogystal â’r rhwymedigaethau cytundebol yn 4.1, bydd yn rhaid i bob Arholwr sy’n cael ei gyflogi gennym ddarparu ymrwymiad i ni y byddant yn:

4.2.1

peidio â hysbysebu eu swydd fel Arholwr na defnyddio eu swydd fel Arholwr fel arall i hyrwyddo hyfforddiant neu gyrsiau paratoadol ar gyfer yr Asesiad

4.2.2

cadw’r holl wybodaeth sy’n ymwneud â’r Asesiad yn gyfrinachol.

5

Canlyniadau Posibl

5.1

Bydd yr holl wrthdaro rhwng buddiannau sy’n cael eu datgan neu eu hadrodd i ni yn cael eu hadolygu gan Gyfarwyddwr/wraig Academaidd yr SQE neu gan ei (h)enwebai, uwch aelod o staff Kaplan, sydd hefyd yn gyfreithiwr yng Nghymru a Lloegr (yn ymarfer neu heb fod yn ymarfer).

5.2

Bydd ein hadolygiad yn ystyried y canlynol:

5.2.1

natur y gwrthdaro

5.2.2

natur y gweithgareddau neu’r penderfyniadau yr ymgymerir â hwy

5.2.3

ymwneud yr unigolyn â’r gweithgaredd neu’r penderfyniad

5.2.4

pa mor agos y mae’r buddiannau’n ymwneud â’i gilydd.

5.3

Os penderfynir nad oes gwrthdaro rhwng buddiannau, neu fod y mater mor fach neu ddistadl fel nad yw’n gyfystyr â gwrthdaro rhwng buddiannau, bydd y penderfyniad yn cael ei gofnodi’n ffurfiol yn ein Cofrestr Buddiannau.

5.4

Os penderfynir bod gwrthdaro rhwng buddiannau, bydd natur y buddiant a’r camau sydd i’w cymryd yn cael eu cofnodi yn ein Cofrestr Buddiannau. Gall y camau a gymerir gynnwys y canlynol (ond heb fod yn gyfyngedig iddynt):

5.4.1

ail-neilltuo’r penderfyniadau neu’r gweithgareddau i rywun arall

5.4.2

tynnu’r Arholwr o’r penderfyniadau neu’r gweithgareddau

5.4.3

caniatáu i’r Arholwr barhau yn ddarostyngedig i gyfyngiadau neu amodau

5.4.4

cyfeirio’r mater i’r SRA i’w adolygu.

5.5

Ni fydd unrhyw un sy’n ymwneud â hyfforddi prentisiaid drwy fod â chysylltiad â’r un sefydliad neu fod yn gyflogedig yn yr un sefydliad â Phrentis Cyfreithwyr yn cael cynnal, asesu na marcio unrhyw un o’r prentisiaid hynny, ac eithrio lle mae’r Arholwr yn marcio dyraniad o atebion ysgrifenedig lle nad yw enwau’r ymgeiswyr yn hysbys a lle nad oes gan yr Arholwr unrhyw ffordd o wahaniaethu rhwng unrhyw ymgeiswyr unigol.

5.6

Archwilir y Gofrestr Buddiannau y gan yr SRA.

6

Datgelu a rheoli gwrthdaro rhwng buddiannau’r sefydliad

6.1

Ni fydd Kaplan SQE, a bydd yn sicrhau na fydd cwmnïau ei grŵp, ei weithwyr ac is-gontractwyr perthnasol, yn uniongyrchol nac yn anuniongyrchol, yn trefnu, yn rhedeg, yn cymryd rhan neu fel arall yn cymryd rhan mewn unrhyw hyfforddiant neu gyrsiau paratoadol ar gyfer yr Asesiad heb ganiatâd ysgrifenedig yr SRA ymlaen llaw (na ddylid ei atal yn afresymol).

6.2

Ystyrir y byddai’n rhesymol i’r SRA ddal y caniatâd yn ôl o dan 6.1 lle nad yw Kaplan SQE yn gallu dangos i foddhad rhesymol yr SRA nad oes gwrthdaro rhwng buddiannau.