Polisi Gwrthdaro Buddiannau a Chyfrinachedd

Cyhoeddwyd ddiwethaf: Ebrill 2024

1

Cyflwyniad

1.1

Penodwyd Kaplan SQE Limited (Kaplan SQE) gan Solicitors Regulation Authority Limited (“SRA”) fel unig ddarparwr yr Arholiad Cymhwyso Cyfreithwyr (“yr Asesiad”) a’r Sefydliad Asesu Pwynt Terfyn (“EPAO”) ar gyfer Prentisiaid Cyfreithwyr.

1.2

Mae’r polisi hwn yn pennu’r egwyddorion y byddwn ni, Kaplan SQE, yn glynu wrthynt, a’r camau y byddwn yn eu cymryd, i ganfod, rheoli a lliniaru unrhyw wrthdaro buddiannau gwirioneddol, posibl neu ymddangosiadol wrth ddatblygu, cyflwyno a marcio’r Asesiad.

1.3

Pwrpas y polisi hwn yw hyrwyddo’r broses o gydnabod gwrthdaro buddiannau gwirioneddol, posibl neu ymddangosiadol ac annog eu datgelu fel y gallwn gymryd camau priodol i ddiogelu uniondeb a dilysrwydd yr Asesiad.

2

Cwmpas ac adolygu

2.1

Mae paragraffau 4 - 5 y polisi hwn yn berthnasol i Arholwyr, y diffiniad ohonynt yw “rhywun sy’n ysgrifennu, yn cynnal neu’n sgorio rhan neu’r cyfan o Asesiad neu sy’n ymwneud â safoni Asesiad neu’r weithdrefn pennu safonau”. Mae’n cynnwys pobl sy’n gweithio ar sail llawrydd a/neu fel ymgynghorwyr.

2.2

Mae paragraff 6 yn berthnasol i Kaplan SQE a chwmnïau ei grŵp ac i sefydliadau yr ydym wedi’u his-gontractio i helpu i gyflawni’r Asesiad.

2.3

Byddwn yn adolygu’r polisi hwn a’r gweithdrefnau cysylltiedig bob blwyddyn.

3

Diffiniad

3.1

Gwrthdaro buddiannau yw unrhyw sefyllfa lle mae gennym ni, neu rywun o fewn cwmpas y polisi ym mharagraff 2 uchod, fuddiant, rhwymedigaeth neu ymlyniad sy’n gwrthdaro â’i gilydd a allai, neu sy’n rhoi’r argraff y gallai, beryglu uniondeb y penderfyniadau a wneir a’r camau a gymerir.

3.2

Mae gwrthdaro buddiannau yng nghyd-destun y polisi hwn yn golygu unrhyw un o’r canlynol:

3.2.1

gwrthdaro buddiannau gwirioneddol (h.y. un sydd wedi codi)

3.2.2

gwrthdaro buddiannau posibl (h.y. un a allai godi)

3.2.3

gwrthdaro buddiannau ymddangosiadol (h.y. un sy’n arwain at ganfyddiad bod gwrthdaro buddiannau’n bodoli neu y gallai godi).

3.3

Ystyrir bod pob cyfeiriad yn y polisi hwn at wrthdaro buddiannau yn cynnwys gwrthdaro buddiannau gwirioneddol, posibl neu ymddangosiadol.

3.4

Gall gwrthdaro buddiannau godi mewn sawl ffordd. Mae’r canlynol yn enghreifftiau o sefyllfaoedd neu drefniadau lle gallai gwrthdaro buddiannau godi. Nid yw’n rhestr gyflawn:

3.4.1

perthynas bersonol â rhywun y mae’r penderfyniadau neu’r camau sydd i’w cymryd yn effeithio arnynt, neu gysylltiad â rhywun o’r fath (byddai hyn yn cynnwys aelodau o’r teulu, ffrindiau agos a chydweithwyr yn y gwaith)

3.4.2

buddiant ariannol, neu ddisgwyliad i gael buddiant ariannol yn y dyfodol, gan gynnwys y posibilrwydd o gyflogaeth neu ymgysylltu

3.4.3

derbyn rhoddion neu letygarwch

3.4.4

bod yn gysylltiedig â hyfforddi unigolyn i baratoi ar gyfer yr Asesiad, gan gynnwys hyfforddi Prentis Cyfreithiwr

3.4.5

bod yn gysylltiedig â Phrentis Cyfreithiwr, neu fod yn gyflogedig yn yr un sefydliad â Phrentis Cyfreithiwr.

4

Datgelu a rheoli gwrthdaro buddiannau Arholwyr

4.1

Bydd pob Arholwr sy’n cael ei gyflogi gennym ni:

4.1.1

yn derbyn copi o’r polisi hwn ac unrhyw ddeunydd esboniadol

4.1.2

bydd dan ddyletswydd drwy gontract i ddatgelu i ni unrhyw wrthdaro buddiannau pan gaiff ei benodi ac o leiaf unwaith y flwyddyn wedyn drwy lenwi’r Ffurflen Datgan Gwrthdaro Buddiannau. Os nad oes gwrthdaro buddiannau, rhaid i’r Arholwr wneud datganiad i’r perwyl hwnnw

4.1.3

bydd yn rhwym o dan gontract i roi gwybod i ni am unrhyw wrthdaro buddiannau cyn gynted ag y daw’n ymwybodol ohono (yn ogystal â’r rhwymedigaeth i ddatgelu neu ddatgan wrth benodi ac yn flynyddol o dan 4.1.2).

4.2

Yn ogystal â’r rhwymedigaethau cytundebol yn 4.1, bydd yn rhaid i bob Arholwr sy’n cael ei gyflogi gennym ddarparu ymrwymiad i ni y bydd yn:

4.2.1

peidio â hysbysebu ei swydd fel Arholwr na defnyddio ei swydd fel Arholwr fel arall i hyrwyddo hyfforddiant neu gyrsiau paratoadol ar gyfer yr Asesiad

4.2.2

cadw’r holl wybodaeth sy’n ymwneud â’r Asesiad yn gyfrinachol.

5

Canlyniadau posibl

5.1

Bydd pob gwrthdaro buddiannau sy’n cael ei ddatgan neu ei adrodd i ni yn cael ei adolygu gan Gyfarwyddwr Academaidd SQE neu gan ei enwebai, sef aelod uwch o staff Kaplan, sydd hefyd yn gyfreithiwr yng Nghymru a Lloegr (yn ymarfer neu heb fod yn ymarfer).

5.2

Bydd ein hadolygiad yn ystyried y canlynol:

5.2.1

natur y gwrthdaro

5.2.2

natur y gweithgareddau neu’r penderfyniadau yr ymgymerir â hwy

5.2.3

ymwneud yr unigolyn â’r gweithgaredd neu’r penderfyniad

5.2.4

pa mor agos y mae’r buddiannau’n ymwneud â’i gilydd.

5.3

Os penderfynir nad oes gwrthdaro buddiannau, neu fod y mater mor fach neu ddistadl fel nad yw’n gyfystyr â gwrthdaro buddiannau, bydd y penderfyniad yn cael ei gofnodi’n ffurfiol yn ein Cofrestr Buddiannau.

5.4

Os penderfynir bod gwrthdaro buddiannau, bydd natur y buddiant a’r camau sydd i’w cymryd yn cael eu cofnodi yn ein Cofrestr Buddiannau. Gall y camau a gymerir gynnwys y canlynol (ond heb fod yn gyfyngedig iddynt):

5.4.1

ail-neilltuo’r penderfyniadau neu’r gweithgareddau i rywun arall

5.4.2

tynnu’r Arholwr yn ôl o’r penderfyniadau neu’r gweithgareddau

5.4.3

caniatáu i’r Arholwr barhau, yn ddarostyngedig i gyfyngiadau neu amodau

5.4.4

cyfeirio’r mater i SRA i’w adolygu.

5.5

Ni chaniateir i unrhyw un sy’n ymwneud â hyfforddi prentisiaid, drwy fod â chysylltiad â’r un sefydliad neu fod yn gyflogedig yn yr un sefydliad â Phrentis Cyfreithwyr, gynnal, asesu na marcio unrhyw un o’r Prentisiaid Cyfreithwyr hynny, ac eithrio lle mae’r Arholwr yn marcio dyraniad o atebion ysgrifenedig lle nad yw enwau’r ymgeiswyr yn hysbys a lle nad oes gan yr Arholwr unrhyw ffordd o wahaniaethu rhwng unrhyw ymgeisydd unigol.

5.6

Archwilir y Gofrestr Buddiannau gan SRA.

6

Datgelu a rheoli gwrthdaro buddiannau’r sefydliad

6.1

Ni fydd Kaplan SQE, a bydd yn sicrhau na fydd cwmnïau ei grŵp, ei weithwyr ac isgontractwyr perthnasol, yn uniongyrchol nac yn anuniongyrchol, yn trefnu, yn rhedeg, yn cymryd rhan neu fel arall yn chwarae rhan mewn hyfforddiant neu gyrsiau paratoadol ar gyfer yr Asesiad heb ganiatâd ysgrifenedig SRA ymlaen llaw (na ddylid ei atal yn afresymol).

6.2

Ystyrir y byddai’n rhesymol i SRA ddal y caniatâd yn ôl o dan 6.1 lle nad yw Kaplan SQE yn gallu dangos i foddhad rhesymol SRA nad oes gwrthdaro buddiannau.