Polisi Cwynion

Diweddarwyd ddiwethaf: Gorffennaf 2025

1

Cyflwyniad

1.1

Cwmpas a Diben

Penodwyd Kaplan SQE Limited (Kaplan SQE) gan Solicitors Regulation Authority (“SRA”) fel unig ddarparwr yr Arholiad Cymhwyso Cyfreithwyr ("yr Asesiad") a'r Sefydliad Asesu Pwynt Terfyn ("EPAO") ar gyfer Prentisiaid Cyfreithwyr. Mae Kaplan SQE yn ymdrin â chwynion yn unol â'r Polisi hwn, fel sy'n ofynnol gan SRA.

Mae'r Polisi hwn yn amlinellu'r gweithdrefnau i'w dilyn

a

pan fydd ymgeisydd yn dymuno gwneud cwyn.

b

pan fydd person nad yw'n ymgeisydd ond sy'n gwsmer oherwydd ei fod wedi talu am yr Asesiad ar ran ymgeisydd yn dymuno gwneud cwyn.

Ni ellir defnyddio'r polisi hwn i addasu'r marc a roddir i'r ymgeisydd, rhoi gostyngiad ar yr ymgais asesu, herio penderfyniadau sy'n gysylltiedig ag amgylchiadau esgusodol, na phenderfyniad y Bwrdd Asesu na'r Paneli Apeliadau (Cyntaf neu Derfynol). Rhaid apelio yn erbyn penderfyniad gan y Bwrdd Asesu yn unol â'r Polisi Apeliadau. Rôl y Bwrdd Asesu yw gwneud penderfyniadau am ganlyniadau ymgeiswyr yn yr SQE. Dylai ymgeiswyr gyfeirio at y Polisi Amgylchiadau Esgusodol a'r Polisi Apeliadau.

Lle na fydd person yn ymgeisydd nac yn gwsmer ond yn anfodlon â gwasanaeth a ddarperir gennym ni, nid yw'r polisi isod yn berthnasol. Fodd bynnag, gall gysylltu â ni drwy anfon e-bost i enquiries@sqe.sra.org.uk a byddwn yn ymchwilio i'r mater ac yn ymateb iddo.

1.2

Diffiniad

At ddibenion y Polisi hwn, ystyr 'cwyn' yw mynegi pryder neu anfodlonrwydd â'n gwasanaeth i gwsmeriaid, ein gweinyddiaeth neu ein darpariaeth o'r Asesiad.

1.3

Tegwch

Rydym yn ymroddedig i sicrhau bod y Polisi hwn yn deg ac yn dryloyw a chaiff ei weithredu mewn ffordd sy'n:

• trin yr holl bartïon yn gyfartal ac yn deg wrth ystyried eu cwyn
• rhoi rhesymau am y camau a gymerwyd gennym a'r penderfyniad a wnaed gennym
• rhydd rhag rhagfarn
• dilyn amserlenni rhesymol ar gyfer sylwadau a gyflwynir i ni a'n hymatebion iddynt

1.4

Cyfrinachedd

Caiff yr wybodaeth a ddarperir i ni gan ymgeiswyr a chwsmeriaid yn unol â'r gweithdrefnau hyn ei thrin yn gyfrinachol a'i rhannu dim ond gyda'r sawl mae angen iddynt wybod er mwyn ystyried y gŵyn.

1.5

Amserlenni

Rydym yn disgwyl i ymgeiswyr a chwsmeriaid fodloni'r terfynau amser a amlinellir yn y polisi hwn. Lle bydd amgylchiadau eithriadol sy'n golygu nad oes modd i ymgeisydd neu gwsmer fodloni'r fath derfynnau amser yn rhesymol, rhaid iddynt ddweud wrthym ni cyn gynted â phosibl a chyflwyno tystiolaeth i gyfiawnhau'r oedi. Lle cânt eu derbyn, a lle bo hynny'n bosibl, gellir cytuno ar amserlenni newydd.

1.6

Ymgeiswyr neu gwsmeriaid ag anabledd

Pan fydd ymgeisydd neu gwsmer yn nodi bod ganddo anabledd, bydd yr wybodaeth ar gael iddo mewn fformatau priodol a bydd addasiadau rhesymol ar gael i ddiwallu ei anghenion.

1.7

Adolygu'r Polisi hwn

Caiff y Polisi hwn ei fonitro yn barhaus a gwneir unrhyw addasiadau angenrheidiol, gan eu rhoi ar waith, cyn gynted ag y bydd modd. Bydd Kaplan SQE yn adolygu hwn, a'r holl bolisïau cysylltiedig, yn flynyddol fel rhan o'i weithdrefnau sicrhau ansawdd.

2

Gweithdrefn gwyno

2.1

Gellir gwneud cwyn yn anffurfiol neu'n ffurfiol. Mae gennym broses pedwar cam i gynorthwyo wrth ddatrys cwyn.

Cam 1: Datrysiad anffurfiol

Cam 2: Cwyn ffurfiol

Cam 3: Ymchwilio i'r gŵyn

Cam 4: Datrys y gŵyn

2.2

Cam 1: Datrysiad anffurfiol

2.2.1

Pan fydd yn berthnasol, rhaid i gwynion gael eu codi gydag aelod o'r tîm naill ai ar ddiwrnod yr asesiad neu drwy gysylltu â'r tîm gwasanaethau ymgeiswyr (0203 486 3080). Gallai fod yn bosibl datrys y broblem yn syth drwy wneud hyn. Os na fydd hyn yn bosibl neu os nad yw'n berthnasol yn yr amgylchiadau, ac mae'r achwynydd yn dymuno parhau â datrysiad anffurfiol, dylid anfon e-bost cyn gynted â phosibl i enquiries@sqe.sra.org.uk ac ym mhob achos o fewn pum niwrnod gwaith o'r digwyddiad sy'n destun y gŵyn.

2.2.2

Byddwn yn ceisio datrys y gŵyn neu'r pryder o fewn 10 niwrnod gwaith o dderbyn y gŵyn.

2.2.3

Os na fydd hi'n bosibl datrys y gŵyn drwy ddatrysiad anffurfiol, dylid cyflwyno cwyn ffurfiol o fewn 10 niwrnod gwaith o ddyddiad yr ymateb gennym ni (gweler paragraff 2.3, Cam 2).

2.3

Cam 2: Cwyn ffurfiol

2.3.1

Gan ymgeisydd - rhaid i ymgeisydd gwblhau'r Ffurflen Gwyno Ffurfiol. Dylid cynnwys manylion llawn am y gŵyn yn y ffurflen

2.3.2

Gan gwsmer - rhaid i gwsmer anfon e-bost i equality.quality@sqe.sra.org.uk gan amlinellu natur y gŵyn ac atodi'r holl ddogfennaeth berthnasol.

2.3.3

Yn unol â pharagraff 2.2.3, rhaid cyflwyno cwyn o fewn 10 niwrnod gwaith o'r digwyddiad sy'n destun y gŵyn. Mae hyn er mwyn sicrhau y gellir ymchwilio i'r digwyddiad yn brydlon.

2.3.4

Byddwn yn cydnabod derbyn y gŵyn o fewn pum niwrnod gwaith o'i derbyn.

2.3.5

Os bydd y gŵyn ffurfiol yn gysylltiedig mewn unrhyw ffordd â hawliad amgylchiadau esgusodol neu apêl sydd ar y gweill, bydd yr ymchwiliad i'r gŵyn yn cael ei ohirio nes y gwyddys canlyniad yr hawliad neu'r apêl.

2.3.6

Rhaid i gwynion ffurfiol a gyflwynir ar ôl y terfyn amser ym mharagraff 2.3.3 gynnwys gwybodaeth am y rheswm am yr oedi, gyda chefnogaeth, lle bo'n berthnasol, dystiolaeth ysgrifenedig annibynnol, yn unol â pharagraff 1.5.

2.3.6.1

Caiff y gŵyn ffurfiol a'r wybodaeth am y rheswm am yr oedi eu cyflwyno i'r Pennaeth Cydraddoldeb ac Ansawdd neu ei enwebai am benderfyniad ynghylch derbyn y gŵyn ar ôl y terfyn amser ar gyfer ei chyflwyno ai peidio.

2.3.6.2

Wrth wneud penderfyniad ynghylch derbyn y gŵyn ar ôl y terfyn amser ai peidio, caiff y ffactorau canlynol eu hystyried: hyd yr amser rhwng y digwyddiad dan sylw a dyddiad cyflwyno'r gwyn; y rheswm a roddwyd am gyflwyno'n hwyr; p'un a gyflwynwyd cwyn anffurfiol ar adeg y digwyddiad; p'un a yw'n bosibl ac yn deg ymchwilio i'r mater yn dilyn oedi o'r fath a'r materion cyffredinol sy'n cael eu codi yn y gŵyn.

2.3.6.3

Caiff yr achwynydd ei hysbysu o fewn 10 niwrnod gwaith o dderbyn y gŵyn ynghylch ystyried y cyflwyniad hwyr ai beidio. Os na chaiff y gŵyn ei derbyn, rhoddir rhesymau dros y penderfyniad hwn.

2.4

Cam 3: Ymchwilio i'r gŵyn

2.4.1

Bydd y Pennaeth Cydraddoldeb ac Ansawdd neu ei enwebai yn penodi Swyddog Ymchwilio, nad yw wedi ymwneud â'r ymgeisydd o'r blaen yn y cyd-destun y gwneir y gŵyn.

2.4.2

Gall y Swyddog Ymchwilio alw ar bobl berthnasol i gael rhagor o wybodaeth neu dystiolaeth, yn ôl yr angen. Lle bo'n ofynnol, gall y Swyddog Ymchwilio hefyd drefnu cyfarfod ffurfiol gyda'r ymgeisydd.

2.4.3

Byddwn yn ymdrechu i ymchwilio i'r gŵyn o fewn 20 niwrnod gwaith o'i derbyn. Os na fydd hi'n bosibl cwblhau ein hymchwiliad o fewn 20 niwrnod, er gwaethaf ein hymdrechion gorau, byddwn yn hysbysu'r achwynydd am hyn.

2.5

Cam 4: Datrys y gŵyn

2.5.1

Bydd y Swyddog Ymchwilio yn cyflwyno adroddiad ar sail ei ymchwiliad i'r Pennaeth Cydraddoldeb ac Ansawdd neu ei enwebai i benderfynu canlyniad y gŵyn.

2.5.2

Bydd y Pennaeth Cydraddoldeb ac Ansawdd neu ei enwebai yn dod i benderfyniad ar ganlyniad y gŵyn o fewn 10 niwrnod gwaith o dderbyn adroddiad y Swyddog Ymchwilio. Bydd penderfyniad i naill ai:

2.5.2.1

derbyn y gŵyn yn llawn;

2.5.2.2

derbyn y gŵyn yn rhannol;

2.5.2.3

gwrthod y gŵyn

2.5.3

Os caiff y gŵyn ei derbyn, boed yn llawn neu'n rhannol, efallai caiff camau pellach eu hargymell.

2.5.4

Byddwn yn hysbysu'r achwynydd am ganlyniad y gŵyn o fewn 10 niwrnod gwaith o'r penderfyniad yn unol â pharagraff 2.5.2 ac o fewn 40 niwrnod gwaith o dderbyn y gŵyn. Os na fydd hyn yn bosibl, byddwn yn diweddaru'r achwynydd ynghylch pryd y byddwn yn darparu ein hymateb a pham nad ydym ni wedi gallu ymateb o fewn ein hamserlenni arferol.

2.5.5

Caiff canlyniad y gŵyn ei gofnodi gyda nodiadau yn y Gofrestr Cwynion, y gall SRA ei harchwilio.

3

Adolygiad o'r gŵyn

3.1

Mae gan achwynydd yr hawl i ofyn am adolygiad o'r penderfyniad yn unol â 2.5.2 uchod.

3.2

Gellir dim ond gofyn am adolygiad ar y seiliau canlynol:

3.2.1

mae'r penderfyniad o dan baragraff 2.5.2, neu'r ffordd y daethpwyd i'r penderfyniad hwnnw, yn cynnwys afreoleidd-dra sylweddol a/neu oedd yn amlwg afresymol a/neu'n afresymegol; neu

3.2.2

mae tystiolaeth newydd nad oedd modd ei chael yn ystod cam ffurfiol y gŵyn.

3.3

Yn y Cais am Adolygiad, rhaid i ymgeiswyr esbonio:

3.3.1

Y rhesymeg bod y penderfyniad gwreiddiol y daethpwyd iddo yn cynnwys afreoleidd-dra sylweddol neu'n amlwg afresymol neu'n afresymegol; neu

3.3.2

Darparu'r dystiolaeth newydd nad oedd ar gael ar adeg cam ffurfiol y gŵyn.

3.4

Rhaid anfon cais am adolygiad drwy e-bost i equality.quality@sqe.sra.org.uk gyda "Request for Complaint Review" yn llinell pwnc yr e-bost o fewn 10 niwrnod gwaith o ddyddiad hysbysu'r ymgeisydd neu'r cwsmer o'r penderfyniad.

3.5

Os caiff cais am adolygiad ei gyflwyno ar ôl y terfyn amser o 10 niwrnod gwaith, rhaid rhoi rhesymau am gyflwyno'n hwyr, ynghyd â thystiolaeth ysgrifenedig annibynnol ategol lle bo'n briodol.

3.6

Byddwn yn cydnabod cais am adolygiad o fewn pum niwrnod gwaith o'i dderbyn.

3.7

Gall y Cyfarwyddwr Cymwysterau neu ei enwebai wrthod cais am adolygiad pan fydd yn cael ei gyflwyno ar ôl y terfyn amser ac nad oes amgylchiadau eithriadol na thystiolaeth ategol i esbonio pam nad oedd modd bodloni'r terfyn amser; pan na fydd seiliau dros adolygiad wedi'u bodloni neu pan ystyrir yn rhesymol bod y cais yn wacsaw neu'n flinderus. Pan wrthodir cais, byddwn yn darparu rhesymau.

3.8

Os na chaiff cais am adolygiad ei wrthod o dan baragraff 3.7, caiff Panel Adolygu Cwynion ei gynnull sy'n cynnwys tri aelod o'r panel - sef aelod annibynnol a fydd yn cadeirio'r panel; a dau reolwr Kaplan SQE nad ydynt wedi bod yn gysylltiedig â'r gŵyn o'r blaen. Ni fydd cadeirydd annibynnol y panel yn gyflogai Kaplan SQE.

3.9

Gall y Panel Cwynion alw ar bobl berthnasol i gael rhagor o wybodaeth neu dystiolaeth yn ôl yr angen. Pan fo'n ofynnol, efallai y byddant hefyd yn trefnu cyfarfod ffurfiol gyda'r ymgeisydd.

3.10

Bydd y Panel Adolygu Cwynion yn dod i benderfyniad am y cais o fewn 30 diwrnod gwaith o dderbyn y cais am adolygiad.

3.11

Gall y Panel Adolygu Cwynion ddod i un o'r penderfyniadau canlynol:

3.11.1

derbyn y penderfyniad yn llawn

3.11.2

derbyn y penderfyniad yn rhannol

3.11.3

gwrthod y penderfyniad

3.12

Pan wneir penderfyniad i dderbyn y penderfyniad yn rhannol neu wrthod y penderfyniad, bydd y Panel Adolygu Cwynion yn cyfeirio'r gŵyn yn ôl i'r Pennaeth Cydraddoldeb ac Ansawdd neu ei enwebai. Efallai y bydd yn argymell camau pellach.

3.13

Hysbysir yr ymgeisydd am ganlyniad yr adolygiad o fewn 10 niwrnod gwaith o'r penderfyniad, yn unol â pharagraff 3.11.

3.14

Mae penderfyniad y Panel Adolygu Cwynion yn derfynol.

3.15

Caiff penderfyniad y Panel Adolygu Cwynion ac unrhyw argymhellion eu cofnodi gyda nodiadau yn y Gofrestr Gwynion, sy'n destun archwiliad gan SRA